AVG verklaring
In de ALV 2020 goedgekeurde AVG privacy verklaring
Privacy verklaring EWSK
De Eindhovense Weer- en Sterrenkundige Kring, kortweg “EWSK”, genoemd verwerkt privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens. Wij achten een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerkingen houden wij ons aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De EWSK is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking.
Leeswijzer
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Verder geven wij aan op welke grond wij de persoonsgegevens verwerken, wie toegang hebben tot deze gegevens en hoe lang wij deze gegevens bewaren. Ten slotte leggen wij uit welke rechten u hebt als betrokkene en hoe u deze rechten kunt uitoefenen.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast in december 2018.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle stukjes informatie over een persoon die direct of indirect tot die persoon te herleiden is. U kunt hierbij denken aan uw naam, adres, postcode of woonplaats, maar ook aan uw E-mailadres en telefoonnummer en geboortedatum.
Welke persoonsgegevens verwerkt de EWSK en waarom hebben we uw gegevens nodig?
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van de leden, donateurs en eventuele belangstellenden van de EWSK. De EWSK verwerkt alleen persoonsgegevens die toereikend zijn gelet op de doeleinden, waarvoor de persoonsgegeven worden verzameld. Deze doeleinden zijn:
- het beheren van de ledenadministratie
- het ontvangen van donaties
- het beheren van de financiële administratie
- het beheren van de donateursadministratie
- (geanonimiseerd) statistisch onderzoek
- gericht informeren over verschillende aandachtsgebieden en bijeenkomsten
De persoonsgegevens die de EWSK verwerkt, zijn op te delen in drie categorieën:
- Persoonlijke en contactgegevens (naam, geboortedatum, adresgegevens, etc.)
- Financiële gegevens (IBAN, betaalgegevens, etc.)
- Lidmaatschapsgegevens (lidnummer, functies voor de EWSK, etc.)
Nadere uitwerking persoonsgegevens
Leden
De EWSK verwerkt verschillende gegevens van haar leden:
- Persoonlijke gegevens: Voornaam (optioneel), achternaam, voorletters, geslacht, titulatuur (optioneel), geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, mobiel telefoonnummer en/of een overig telefoonnummer.
- Financiële gegevens: IBAN-nummer en betaalgegevens.
- Lidmaatschapsgegevens: Lidnummer, het soort lidmaatschap, de functie die het lid uitoefent voor de vereniging.
Wij gebruiken deze gegevens om mogelijk te maken dat u lid/donateur kunt worden en blijven van de EWSK, maar ook om u gebruik te kunnen laten maken van uw rechten als EWSK lid(donateur). Verder maken we gebruik van uw gegevens om contributie te innen, informatie naar u te verzenden en u uit te nodigen voor EWSK-evenementen of activiteiten.
Donateurs
Ook van donateurs verwerkt de EWSK persoonsgegevens. Dit gaat om de volgende gegevens:
- Persoonlijke gegevens: Voornaam, achternaam, woonplaats en e-mailadres
- Financiële gegevens: IBAN-nummer en betaalgegevens
Wij gebruiken deze gegevens om uw donatie te kunnen verwerken en het mogelijk te maken dat u een donatie kunt overmaken.
Nieuwsbrief- Sterrenkijker ontvangers:
De EWSK vereniging verwerkt de volgende persoonsgegevens van de mensen die De Sterrenkijker van ons ontvangen:
- Persoonsgegevens: E-mailadres
- Overige gegevens: Lees- en klikgedrag Facebook en website
Hoe lang bewaart De EWSK uw gegevens?
De EWSK bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken, waarvoor de gegevens zijn verzameld en verwerkt. Op het moment dat wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor een bepaald doeleinde, verwijderen wij uw gegevens.
De bewaartermijn voor de persoonsgegevens is wisselend. De bewaartermijn is afhankelijk van het soort persoonsgegeven en het doeleinde waarvoor het gegeven wordt verwerkt. Sommige persoonsgegeven, zoals namen en adresgegevens van onze leden, moeten op grond van de wet verplicht tien jaar worden bewaard.
Hoe gaat de EWSK om met beveiliging van uw gegevens, vertrouwelijkheid en derden?
De EWSK behandelt uw persoonsgegevens altijd vertrouwelijk. Wij delen deze niet met derden zonder uw expliciete toestemming. Bovendien hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens altijd zo goed als mogelijk te beveiligen en verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking te voorkomen.
Wie kan er bij uw persoonsgegevens?
Binnen de EWSK zijn verschillende personen bevoegd om uw gegevens in te zien:
- Het bestuur
- één functionaris
voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie
Uw daadwerkelijke persoonsgegevens worden beheerd door de ledenadministratie die ondergebracht is bij de penningmeester van de vereniging.
Verder is verschil aangebracht tussen de verschillende functies. Zo kan de secretaris uw Naam Adres Woonplaats (NAW-gegevens) inzien, terwijl de penningmeester uw betaalgegevens kan bekijken.
Welke rechten hebt u?
Als uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt, hebt u verschillende rechten. Dit zorgt ervoor dat u beter inzicht kunt krijgen in de persoonsgegevens die bedrijven over u hebben opgeslagen. Bovendien kunt u beter grip krijgen op de wijze waarop bedrijven met u persoonsgegevens omgaan.
De verschillende rechten zijn:
- Recht op inzage:Dit recht maakt het voor u mogelijk om te vragen welke gegevens wij van u hebben.
- Recht op correctie:Als blijkt dat we verkeerde persoonsgegevens van u hebben, moeten wij dit corrigeren.
- Recht om vergeten te worden:Dit recht brengt met zich mee dat wij uw gegevens moeten verwijderen als u erom vraagt.
- Recht om beperking van een verwerking die wij uitvoeren:In bepaalde gevallen mag u aangeven dat wij moeten stoppen met het verwerken van uw gegevens. Dit is bijvoorbeeld als uw gegevens mogelijk onjuist zijn of als de gegevens niet meer nodig zijn.
- Recht van bezwaar:In sommige gevallen mag u bezwaar maken tegen de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
- Recht om uw gegevens (op uw verzoek) over te dragen naar een andere instelling:Dit recht wordt ook wel het recht op dataportabiliteit genoemd. Als u een beroep doet op dit recht, moeten wij uw gegevens overdragen aan een andere instellingen.
Wilt u een beroep doen op één van deze rechten? In dat geval kunt u contact opnemen met het bestuur. De contactgegevens vindt u verderop in deze privacyverklaring. Wij streven ernaar om binnen één maand gehoor te geven aan uw verzoek. Dit is afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek.
Let op! Op het moment dat wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming (u hebt in het verleden expliciet toestemming gegeven dat wij uw persoonsgegevens mogen verwerken), mag u die toestemming altijd intrekken.
Website (klikgedrag en het gebruik van cookies)
Op de website en eventueel Facebook of andere media van de EWSK kunnen/zijn/worden social-media-buttons opgenomen. Op die manier verzamelt de EWSK persoonsgegevens. Dit ziet toe op algemene bezoekgegevens, zoals de meest bezochte pagina’s. Daardoor kan de EWSK de inrichting van onze website optimaliseren.
Gebruik van cookies
Verder maakt of kan de EWSK gebruik maken van cookies bij aanbieden van onze diensten. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen.
Vragen?
Als u vragen of klachten hebt over ons privacy beleid, kunt contact opnemen met de secretaris, Functionaris Gegevensbescherming (FG). Onze FG is te bereiken per e-mail via secretaris@sterrenwachteindhoven.nl .
Bent u niet tevreden over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan of hebt u andere klachten in het kader van de privacy? Dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Ten slotte…
Wij streven ernaar om het privacy beleid zo actueel mogelijk te maken en te houden. Om die reden kan de EWSK het privacy beleid wijzigingen. De wijzigingen worden bekendgemaakt via de website.
Huishoudelijk Reglement
In de ALV 2020 goedgekeurde en aangevulde Huishoudelijk regelement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT EWSK
Artikel 1 Schriftelijk stemmen
- Indien een schriftelijke stemming vereist is volgens de Statuten, nodigt de voorzitter drie leden uit om het stembureau te vormen, van wie één als voorzitter van het stembureau. Zij geven aan de aanwezige leden een gewaarmerkt stembriefje en zorgen voor het ophalen en tellen van de stemmen.
- Stembriefjes zijn ongeldig indien zij:
- niet zijn gewaarmerkt
- niet verkiesbaar persoon vermelden
- een persoon niet duidelijk aanwijzen
- niet het vereiste aantal persoonsnamen bevatten
- zijn ondertekend
- Bij twijfel over de geldigheid van een stembriefje beslist de voorzitter van het stembureau.
- De voorzitter van het stembureau brengt zijn bevindingen ter kennis van de voorzitter van de vereniging die de uitslag van de stemming meedeelt aan de vergadering.
Artikel 2 Contributie
- Hoewel het verenigingsjaar van 1 januari tot en met 31 december loopt, moet de contributie betaald zijn vóór 1 maart van het lopende verenigingsjaar.
- In de algemene ledenvergadering (2019) is besloten, dat de contributie bij nieuwe leden door automatische incasso wordt geïncasseerd. Bestaande leden worden dringend verzocht om het SEPA formulier in te vullen en daarmee toestemming te geven tot automatische incasso.
- Derhalve kan de aanmelding van een lid van de vereniging EWSK alleen door het invullen van een formulier, waarbij naast de naam en adres (inclusief e-mail adres), toestemming voor automatisch incasso van de contributie wordt gegeven. Tevens stemt het aspirant lid in met de privacy verklaring (AVG) van de EWSK. Daarmee geldt vanaf 2019: altijd automatische incasso van de contributie voor nieuwe leden.
- Bij te late betaling volgt éénmalig een aanmaning die bij niet betalen gevolgd wordt door schriftelijke/e-mail gemelde beëindiging van het lidmaatschap.
- Beëindiging van het lidmaatschap kan door middel van schriftelijke opzegging een maand voor het einde van het verenigingsjaar. Dus voor 1 december. Bij beëindiging lidmaatschap wordt geen contributie terug betaald.
Artikel 3 Kascommissie
- De kascommissie bestaat uit twee leden en een reserve lid.
- Na twee jaren actief in deze commissie te hebben gezeten treedt het langstzittende lid af, het jaar daaropvolgend het andere lid.
- Jaarlijks en tijdens de ALV wordt uit de verenigingsleden een nieuw kascommissielid gekozen.
- Bij ontstentenis van een van de kascommissieleden wordt het reserve lid opgeroepen.
- Bij terugtrekking of actief worden van het reserve lid kiest de ALV een nieuw reserve lid.
Artikel 4 Werkgroepen en commissies
- De ALV kan besluiten tot oprichting van werkgroepen en commissies voor een bepaalde taakstelling Deze bevoegdheid kan de ALV delegeren aan het bestuur.
- Een werkgroep of commissie samengesteld uit leden van de vereniging.
- Een werkgroep wordt opgericht voor permanente activiteiten.
- Een commissie wordt opgericht voor tijdelijke activiteiten.
- Een werkgroep of commissie treed niet naar buiten zonder gedelegeerde bevoegdheid van het bestuur of de ALV.
- Een werkgroep of commissie rapporteert tenminste één maal per jaar aan het bestuur en/of de ALV over de stand van zaken en het toekomstig beleid.
- Het bestuur regelt tezamen met de werkgroep of commissie de nadere samenstelling, taken, werkwijze, financiering en bevoegdheden. Hetzelfde geldt voor de vervaardigde producten en het beheer ervan.
- De werkgroep of commissie wordt geleid en vertegenwoordigd door een coördinator.
Artikel 5 Website
- Het wachtwoord voor het ledengedeelte wordt jaarlijks veranderd na sluiting van de termijn voor contributiebetaling en aanmaning tot betaling.
- Bekendmaking van het nieuwe wachtwoord gebeurt in maart.
- Om tegemoet te komen aan de behoefte van leden om met elkaar ook privé in contact te komen, is de publicatie van ledenlijst EWSK mogelijk. De leden die geen bezwaar hebben, kunnen naam en adres , telefoon en e-mail adres , zo is bij de ALV van 2020 toegestaan, achter het wachtwoord op de EWSK-site laten plaatsen, onder de voorwaarde dat het bestuur uitdrukkelijk verbiedt om die gegevens met derden te delen.
JM 23-1-2020